Wie sollte unser Forderungsmanagement organisiert sein?

Die häufig gestellte Frage nach der optimalen Organisation des Forderungsmanagements lässt sich nur unbefriedigend beantworten, denn: „Es gibt keine Idealorganisation für alle Unternehmen!“ Aber es können einige Erfahrungen geteilt und Empfehlungen ausgesprochen werden:

• Die organisatorische Gestaltung/ Einbettung des Forderungsmanagements ist u.a. abhängig von der Unternehmensgröße und -komplexität.
• Die Organisation des Forderungsmanagements muss zur übrigen Organisation des Unternehmens/ Unternehmensverbunds passen.
• Die Aufbauorganisation hängt ab von:
  • der Bedeutung/dem Stellenwert des Forderungsmanagements im Unternehmen
  • den personellen und technischen Ressourcen
  • der Unternehmens- und Führungskultur/ Managementphilosophie.

Leitsätze für die Organisation des Forderungsmanagements

• Je höher der Stellenwert im Unternehmen ist, desto höher sollte das Forderungsmanagement in der Hierarchie angesiedelt werden.
• Je zentraler das Unternehmen insgesamt geführt wird, umso zentraler sollte das Forderungsmanagement organisiert sein.
• Je komplexer das Unternehmen und seine Produkt- und Kundenstruktur ist, umso differenzierter ist das Forderungsmanagement zu organisieren.
• Das Forderungsmanagement ist im Finanzbereich anzusiedeln und muss vom Vertrieb unabhängig sein.
• Das Forderungsmanagement ist als eigenständige Organisationseinheit (Stelle, Abteilung etc.) auszuprägen.

Beispiele für die Ansiedlung des Forderungsmanagements innerhalb des Unternehmens

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Beispiele für die interne Organisation des Forderungsmanagements

Nicht nur die Frage nach der besten aufbauorganisatorischen Einbettung des Forderungsmanagements, sondern auch die Frage nach der optimalen internen Organisation des Forderungsmanagements kann nicht eindeutig beantwortet werden. Folgende grundsätzliche Optionen zur Organisation des Forderungsmanagements bestehen:

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Prozesse im Forderungsmanagement – für das gesamte Unternehmen wichtig

Neben der Aufbauorganisation des Forderungsmanagements ist die Organisation, d.h. die Gestaltung seiner Prozesse, von entscheidender Bedeutung für Effizienz und Effektivität. Die Prozesse des Forderungsmanagements sind unterstützende Prozesse der Kernprozesse (auch des Vertriebsprozesses). Erfolgreiches Forderungsmanagement erfordert optimierte Prozesse über alle involvierten Stellen hinweg. Wesentliche Prozesse im Debitorenmanagement sind:

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Die Optimierung der Prozesse ist nur innerhalb der jeweils gegebenen Rahmenbedingungen möglich und sinnvoll. Wesentliches Instrument zur Optimierung der Prozesse des Forderungsmanagements ist die für die Datenverarbeitung genutzte technische Unterstützung.